कार्य स्थान को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित कैसे करें
एलेक्जेंड्रा सविना
ज्यादातर दिन हम काम पर बिताते हैं, चाहे ऑफिस हो या होम ऑफिस। हालांकि, हम अक्सर अपने स्वयं के आराम का त्याग करते हैं और शायद ही कभी सोचते हैं कि हमारे आसपास का स्थान हमें कैसे प्रभावित करता है। यदि यह आपको लगता है कि आपके पास समय नहीं है और कर्तव्यों के ढेर में रखा गया है, तो यह संभव है कि मामला टेबल पर कागज के एक अनसेबल्ड स्टैक में हो जहां कुछ भी मिलना असंभव है। हम उन युक्तियों को साझा करते हैं जो आपको अधिक कार्यशील रूप से कार्य करने के लिए अपने कार्यस्थल को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने में मदद करेंगे।
अतिरिक्त से छुटकारा पाएं
इससे पहले कि आप कार्यस्थल को पुनर्गठित करना शुरू करें, आपको सभी अनावश्यक को बाहर फेंकने की आवश्यकता है। यहां तक कि अगर आप एक अशुद्ध टेबल पर अधिक उत्पादक रूप से काम करते हैं, तो किसी भी अच्छे को नहीं लाने से छुटकारा पाने से चोट नहीं पहुंचेगी। यह सब कुछ पर लागू होता है: वर्किंग पेपर, और स्टेशनरी, और अन्य चीजें - आवश्यक न्यूनतम करने की कोशिश करें। ठंडे खून में फेंक दो जो आपके काम में आपकी मदद नहीं करता है: यादगार चीजों की एक जोड़ी और एक फ्रेम में एक पसंदीदा फोटो हस्तक्षेप नहीं करेगा, लेकिन अगर वे बहुत बड़े हैं, तो वे काम की सतह का एक गंभीर हिस्सा ले सकते हैं।
हर कुछ महीनों में वसंत सफाई और इसे नियमित रूप से साफ रखें। अपने लिए सबसे सुविधाजनक शेड्यूल चुनें (उदाहरण के लिए, प्रत्येक कार्य दिवस के अंत में 15 मिनट या शुक्रवार को एक घंटा) और उससे चिपके रहें - ऑर्डर को बनाए रखना आसान होगा, और दस्तावेज़ और कागजात टेबल पर जमा नहीं होंगे। और अनावश्यक से छुटकारा पाने के लिए यह आसान था, हमेशा टेबल के बगल में एक कचरा बिन रखें। इसके अलावा, दिन के अंत में एक जीवाणुरोधी कपड़े से मेज को पोंछना उपयोगी होता है।
कागजात और दस्तावेजों के साथ सौदा
चलो ईमानदार रहें: कागज - डेस्कटॉप पर कचरे का मुख्य स्रोत। और, यद्यपि हम उनके साथ कम से कम काम करते हैं, लेकिन ऐसी कई कंपनियां नहीं हैं जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में पूरी तरह से बदल गई हैं जैसा कि हो सकता था। प्रवाह से निपटने के लिए आसान था, मेज पर आपके पास दो ट्रे या दो फ़ोल्डर हो सकते हैं - आपके द्वारा निपटने के लिए दस्तावेजों की संख्या पर निर्भर करता है। पहले में, आपको सब कुछ नया जोड़ने की आवश्यकता है: हस्ताक्षर के लिए आवेदन, बंद अक्षर, और इस तरह। दूसरे में, आपको उन पत्रों को भेजने की आवश्यकता है जिन्हें आपने देखा था और जिन्हें बाद में निपटाया जाना चाहिए - इसलिए ध्यान के बिना कुछ भी नहीं छोड़ा जाएगा।
उन कागजात के लिए जिन्हें आपको अभी निपटने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन जो आपको अभी भी अपने साथ ले जाना है, एक निश्चित भंडारण प्रणाली रखना बेहतर है। इसमें परिचित फ़ोल्डर होना आवश्यक नहीं है: यदि आपके पास मेज पर बहुत अधिक जगह नहीं है, तो आप दीवार पर विशेष ट्रे (उदाहरण के लिए, समाचार पत्रों को संग्रहीत करने के लिए) को लटकाने की कोशिश कर सकते हैं। बोरिंग कॉर्कबोर्ड के बजाय छोटे नोट, नोट्स और रिमाइंडर को विशेष ग्रिड पर लटका दिया जा सकता है। विशेष रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों को स्कैन और कंप्यूटर कॉपी पर संग्रहीत किया जा सकता है।
शॉर्टकट और कूड़े की प्रणाली पर विचार करें - शायद आपके लिए केवल फ़ोल्डर्स पर हस्ताक्षर करना पर्याप्त होगा, या हो सकता है कि आपको जो कुछ और जल्दी चाहिए, उसे खोजने के लिए रंग के साथ उन्हें चिह्नित करना उपयोगी होगा। जब कागजात तह करते हैं, तो अपने आप से पूछें कि क्या आपको वास्तव में उनकी आवश्यकता है और क्या आप भविष्य में उनसे संपर्क करेंगे - जो हम "बस मामले में" स्टोर करते हैं, जिसका हम कभी उपयोग नहीं करते हैं। फ़ोल्डर "अन्य" या "विविध" शुरू करने की कोशिश न करें - सबसे अधिक संभावना है, समय के साथ आप भूल जाएंगे कि वास्तव में क्या है।
"पेपर - एक्शन" सिद्धांत को पेश करने का प्रयास करें। दस्तावेजों और नोटों को केवल टेबल पर न रहने दें, उन्हें एक ऐसी कार्रवाई के रूप में मानें, जिसे आपको प्रदर्शन करने की आवश्यकता है: उदाहरण के लिए, जिस व्यवसाय कार्ड पर फोन नंबर लिखा गया है, वह स्मार्टफोन पर एक नया संपर्क बनाने या डायरी में एक नोट बनाने का एक अवसर है जो आपको किसी की ज़रूरत है बुलाना
बक्से और अन्य भंडारण उपकरणों का उपयोग करें।
जब आप कागजात के साथ सौदा करते हैं, तो अपने डेस्कटॉप पर अन्य वस्तुओं पर ध्यान दें। जो भी प्यार से आप स्टेशनरी चुनते हैं, उन्हें मेज पर हर समय नहीं रखना बेहतर होता है, लेकिन आवश्यकतानुसार प्राप्त करने के लिए - इसलिए अधिक स्थान और कम धूल होगी। छोटी चीजों के लिए, आप उदाहरण के लिए, अंडे के कोस्टर का उपयोग कर सकते हैं। एक अलग बॉक्स या कंटेनर में यह डालने के लायक है जो आप बहुत बार उपयोग नहीं करते हैं: उदाहरण के लिए, एक स्ट्रोक, एक कैलकुलेटर या एक चिपकने वाला टेप।
बक्से, फ़ोल्डर और भंडारण कंटेनर सस्ती हैं (वे एक ही IKEA में पाए जा सकते हैं), लेकिन वे कार्यालय और घर दोनों में - कार्यक्षेत्र का अधिक कुशलतापूर्वक उपयोग करने में मदद करेंगे। टिकाऊ वाले चुनें जो लंबे समय तक चलेंगे - और लेबल और कूड़े की प्रणाली के बारे में सोचना न भूलें, जैसा कि कागजात में होता है।
तारों को क्रम में रखें
डेस्कटॉप को साफ-सुथरा बनाने के लिए, आपको तारों और एक्सटेंशन डोरियों को छिपाना होगा: आप एक विशेष कंटेनर खरीद सकते हैं, या आप इसे खुद बनाने की कोशिश कर सकते हैं - एक जूते के डिब्बे से। यदि बहुत जगह नहीं है और तारों को छिपाने के लिए कोई जगह नहीं है, तो आपको कम से कम धीरे से उन्हें टाई करना चाहिए ताकि वे हस्तक्षेप न करें और भ्रमित न हों।
कंप्यूटर पर फ़ाइलों को क्रमबद्ध करें
कार्यक्षेत्र के संगठन में एक और महत्वपूर्ण बिंदु कंप्यूटर पर फ़ाइलों की छंटाई है। यदि आपने अभी तक ऐसा नहीं किया है, तो दस्तावेज़ों को एक नए तरीके से व्यवस्थित करने के लिए एक या दो घंटे निर्धारित करें: यह लेने में डरावना है, लेकिन फिर आप अपने आप को धन्यवाद देंगे। ठीक उसी तरह जैसे साधारण कागजात, सिस्टमैटिज़ेशन और लेबल जो आपके लिए सुविधाजनक होते हैं, बहुत मदद करते हैं। यदि आपको अक्सर एक ही दस्तावेज़ के विभिन्न संस्करणों के साथ काम करना पड़ता है, तो एक नामकरण प्रणाली पर विचार करना उपयोगी होता है जो कार्य पर काम करने वाले सभी कर्मचारियों के लिए समझ में आएगा। इसके अलावा, प्रत्येक नए संस्करण का नाम, आप तारीख को जोड़ सकते हैं और, यदि आवश्यक हो, तो समय - यह समझना आसान होगा कि अंतिम परिवर्तन कब किए गए थे, और संस्करणों की तुलना करें।
फ़ोल्डर जिन्हें आपको अभी आवश्यकता नहीं है, लेकिन भविष्य में उपयोगी होगा, आप संग्रह कर सकते हैं - इसलिए इसे नेविगेट करना आसान होगा। सबसे मूल्यवान दस्तावेजों की एक प्रतिलिपि क्लाउड सेवा में संग्रहीत की जानी चाहिए - बस मामले में।
अतिरिक्त भंडारण स्थान की व्यवस्था करें।
यह सलाह मुख्य रूप से उन लोगों के लिए आवश्यक है जो घर से काम करते हैं, और न केवल दस्तावेजों के साथ, बल्कि अधिक मात्रा में सामग्री के साथ: यदि आप कार्यालय में सप्ताहांत के लिए टेबल पर कागज छोड़ते हैं, तो यह इतना डरावना नहीं है, फिर घर पर आप चाहते हैं कि अंतरिक्ष जितना संभव हो उतना साफ हो। सभी के पास एक अलग कार्यालय या एक बड़ा कार्य क्षेत्र नहीं है, लेकिन इस मामले में एक रास्ता है। आप टेबल के ऊपर हैंगिंग अलमारियों को जोड़ सकते हैं या नीचे अतिरिक्त भंडारण की व्यवस्था कर सकते हैं।
कार्यस्थल को ज़ोन में विभाजित करें
यह एक उपयोगी तकनीक है जो आपको विविध कार्यों के साथ अधिक प्रभावी ढंग से सामना करने में मदद करेगी: एक कंप्यूटर पर काम करने के लिए एक जगह लें और उन कार्यों के लिए एक अलग क्षेत्र जो इसके बिना हल हो सकते हैं - मुद्रित दस्तावेजों के साथ या, उदाहरण के लिए, अपने हाथ में एक नोटबुक के साथ बुद्धिशीलता। यहां तक कि अगर आपके पास एक छोटी सी मेज है, तो आप अभी भी अंतरिक्ष को ज़ोन कर सकते हैं: यह पर्याप्त है, उदाहरण के लिए, दूसरी तरफ जाने या एक सामान्य सोफे पर बैठने के लिए।
यदि आप घर से काम करते हैं, तो काम के लिए एक अलग स्थान आवंटित करना बहुत महत्वपूर्ण है (भले ही यह एक रसोई की मेज या एक छोटे तह टेबल का हिस्सा हो)। काम और व्यक्तिगत जीवन को अलग करने के लिए यह मुख्य रूप से आवश्यक है (घर से काम करना एक मोड से दूसरे में बदलना मुश्किल हो सकता है), लेकिन यह अधिक व्यावहारिक दृष्टिकोण से उपयोगी हो सकता है। उदाहरण के लिए, एक अलग कार्य कंप्यूटर होना उपयोगी है, जिस पर बच्चे नहीं पहुंचेंगे और जो सबसे अनुचित क्षण में नहीं टूटेगा।
चीजों को संभाल कर रखें
हमें लगता है कि आप इस सिद्धांत को वैसे भी लागू कर रहे हैं, लेकिन इसे फिर से कहना उपयोगी होगा। एक घर कार्यालय स्थापित करते समय, अंतरिक्ष को व्यवस्थित करना और यह निर्धारित करना कि यह या वह चीज कहां झूठ होगी, मुख्य रूप से वर्कफ़्लो की संरचना कैसे की जाती है, से शुरू करें। सबसे आवश्यक चीजें हमेशा हाथ में होनी चाहिए, अन्यथा निर्देशित करें कि आप वस्तुओं का उपयोग कैसे करते हैं - उदाहरण के लिए, प्रिंटर के पास कागज रखें, और स्टिकर - उस क्षेत्र के पास जहां आप आमतौर पर दस्तावेजों के साथ काम करते हैं या काम के लिए आवश्यक किताबें पढ़ते हैं।
उन चीजों का ख्याल रखें जो आपको बेहतर महसूस कराती हैं।
कार्य स्थान पर सोचकर, आराम के बारे में मत भूलो - छोटी चीजों में भी। एक आरामदायक कुर्सी चुनना बहुत महत्वपूर्ण है ताकि पीठ और गर्दन में दर्द न हो, पर्याप्त प्रकाश व्यवस्था का ध्यान रखने के लिए (यदि यह कार्यालय में अंधेरा है, एक डेस्क लैंप खरीदें) और अन्य चीजें जो कार्यालय के काम को बेहतर बना सकती हैं - उदाहरण के लिए, कलाई के नीचे एक तकिया, जो सुरंग सिंड्रोम, या फुटरेस्ट की उपस्थिति को रोकने में मदद करता है, जो पीठ और गर्दन पर भार को हल्का करता है।
अपनी मेज पर मत खाओ
यद्यपि यह सलाह अंतरिक्ष के संगठन से संबंधित नहीं है, लेकिन काम करने की प्रक्रिया के संगठन के लिए, और यह स्पष्ट लगता है, वे अभी भी अक्सर उपेक्षित हैं - लेकिन व्यर्थ में। अपने डेस्क पर भोजन करते समय, आप अधिक अनजाने में खा सकते हैं (जब हम व्यस्त होते हैं, हम इस बात पर ध्यान नहीं देते हैं कि हम कितना खाते हैं, भले ही हम भूखे न हों, और अक्सर हम सबसे उपयोगी स्नैक्स नहीं चुनते हैं)। इसके अलावा, एक लंच ब्रेक (यद्यपि छोटा) व्यापार से विचलित करने और नई ताकतों के साथ वापस आने में मदद करेगा।
यदि आपके डेस्क पर स्नैकिंग से बचा नहीं जा सकता है, तो ऐसे भोजन का चयन करें जो उखड़ता नहीं है, फैल या दाग नहीं है (कीबोर्ड से टुकड़ों को हिलाते हुए या काम करने वाले लैपटॉप पर सूप पीना एक दुख की संभावना है), सावधान रहने की कोशिश करें और दूसरों को परेशान न करें (भोजन की मजबूत गंध सहकर्मियों के प्रति अप्रिय रहें), अपने आप को साफ करें और रात के खाने के बाद मेज को पोंछना सुनिश्चित करें।
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