अंतिम स्पर्ट: काम के मामलों से कैसे निपटें

अलेक्जेंडर सविना

सप्ताह के अंत तक (और वर्ष के अंत तक भी) हमारी एकमात्र इच्छा काम से जल्दी निपटना और अंत में आराम करना है। समय प्रबंधन पर पुस्तकों और मैनुअल की एक विशाल विविधता है - यह पता लगाने के लिए कि आपको क्या सूट करना मुश्किल नहीं है। उन लोगों के लिए जो अभी तक गंभीरता से इस मुद्दे को हल करने के लिए तैयार नहीं हैं, हमने कुछ टिप्स और ट्रिक्स एकत्र किए हैं जो काम के मामलों को तेजी से सामना करने और आपको अधिक उत्पादक बनाने में मदद करेंगे।

 

मल्टीटास्किंग न करें

सरल सलाह जो कुछ वास्तव में अनुसरण करते हैं: किसी कार्य को जल्दी और अच्छी तरह से सामना करने के लिए, इसे अकेले करना बेहतर है और यदि संभव हो तो सभी विकर्षणों को समाप्त करें। हर कोई एक ही समय में कई चीजों पर समान रूप से ध्यान केंद्रित करने में सक्षम नहीं होता है, खासकर अगर उनमें से प्रत्येक को विसर्जन और सावधानी की आवश्यकता होती है - इस वजह से, काम की गुणवत्ता में गिरावट आती है।

चैट रूम, तत्काल संदेशवाहक, ई-मेल - यह सब बहुत विचलित करने वाला है। इस बारे में सोचें कि आप विकर्षणों से कैसे छुटकारा पा सकते हैं - उदाहरण के लिए, तुरंत जवाब न दें, जैसे ही एक नए संदेश के बारे में अधिसूचना पॉप अप होती है, तीसरे पक्ष के कार्यों को रिकॉर्ड करें जो काम के दौरान उत्पन्न होते हैं बाद में उन्हें हल करने के लिए, या समान कार्यों को समूहबद्ध करें और हल करने के लिए दिन के दौरान अलग सेट करें उन्हें। उत्तरार्द्ध कम व्याकुलता की अनुमति देगा - एक प्रकार के कार्यों से दूसरे में पुनर्निर्माण की कोई आवश्यकता नहीं है। इस सिद्धांत का पालन करने के लिए, अनुशासन और गंभीर धीरज की आवश्यकता होगी - लेकिन परिणाम लंबे समय तक नहीं होगा।

अपने कार्य दिवस की योजना बनाएं

टू-डू सूची एक सरल तकनीक है जो काम को बहुत आसान बनाती है: आप कार्यों की वास्तविक मात्रा का अनुमान लगा सकते हैं और उन्हें पूरा करने के लिए यथार्थवादी समय सीमा निर्धारित कर सकते हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप विपरीत में कितना विश्वास करना चाहते हैं, लेकिन सभी कार्यों का महत्व अलग-अलग है - इसलिए, अपने काम की योजना बनाते समय, प्राथमिकताएं निर्धारित करें। इस बात पर विचार करें कि आप किस दिन सबसे अधिक उत्पादक हैं, और इस समय के सबसे महत्वपूर्ण और कठिन कार्यों को हल करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, बहुत से लोग अपने कार्य मेल की जांच के साथ दिन की शुरुआत करने के लिए अधिक आदी हैं, लेकिन यह हमेशा सबसे अच्छा समाधान नहीं है - यदि आप सुबह में सबसे अधिक सक्रिय हैं, तो इससे पहले कि आप थक जाते हैं और ध्यान खो देते हैं, सबसे कठिन या रचनात्मक कार्यों के लिए इस समय को छोड़ना बेहतर होता है जिसमें एकाग्रता की आवश्यकता होती है।

बैठकें अक्सर एक दिन को तोड़ सकती हैं - उदाहरण के लिए, यदि उन्हें काम के दिन की शुरुआत के कुछ घंटे बाद आयोजित किया जाता है, जिसके लिए आपके पास कम से कम एक कार्य पूरा करने का समय नहीं है। अपने समय की योजना बनाते समय, सोचें कि क्या आपके पास बैठकों से पहले और बाद में या उनके बीच में कुछ करने का समय है - शायद सुबह के लिए बैठक को स्थगित करना आसान है? इसके अलावा, काम अप्रत्याशित है, और आपके पास किसी भी समय अप्रत्याशित कार्य हो सकते हैं। इसलिए, यह बेहतर है कि दिन की योजना बहुत घनी नहीं थी और आश्चर्य के लिए पर्याप्त समय था - 5-6 घंटे लगातार काम पर भरोसा करें।

अपने आप को समय सीमा निर्धारित करें - और उन्हें कस लें

उन कारणों में से एक जो हम कार्य को तेजी से सामना नहीं कर सकते हैं - एक स्पष्ट समय सीमा की कमी: काम अक्सर इसके लिए आवंटित समय लेता है। कठिन कार्यों के लिए समय सीमा विशेष रूप से महत्वपूर्ण है: बहुत बार हम एक कठिन काम पर काम को छोटा और तैयार करते हैं, क्योंकि यह हमारे लिए बहुत अधिक लगता है - एक स्पष्ट समय सीमा इसे और अधिक समझने में मदद करती है।

शुरू करने के लिए, उस कार्य पर काम को कम करने का प्रयास करें जिसके लिए आप आमतौर पर कई घंटे बिताते हैं, आधे घंटे के लिए - शायद आप खुद नोटिस नहीं करेंगे कि सामान्य से अधिक तेजी से सब कुछ कैसे सामना करना है। सच है, यहां सावधान रहना लायक है - अपने आप को यथार्थवादी समय सीमा निर्धारित करें (दो घंटे में पूरे दिन के काम करने की कोशिश न करें) और अपने आप को नहीं लाएं यदि आप आवंटित समय में कार्य का प्रबंधन नहीं कर सकते हैं: आप लगातार तनाव में काम नहीं करते हैं और कोई घबराहट नहीं है।

महत्वहीन कार्यों के साथ कम समय बिताएं।

सभी कार्य कार्य समान रूप से महत्वपूर्ण नहीं हैं - इसलिए यह उन पर एक ही समय बिताने के लायक नहीं है। साइमन रेनॉल्ड्स, एक व्यवसाय संरक्षक, छोटे कार्यों के लिए दस मिनट या उससे भी कम छोड़ने की सलाह देता है: सबसे अधिक बार उन्हें सही प्रदर्शन की आवश्यकता नहीं होती है, इसलिए आप उन्हें अधिक महत्वपूर्ण कार्य करने के लिए दान कर सकते हैं। रेनॉल्ड्स के अनुसार, एक दिन में 90 मिनट तक बचा सकता है - मुख्य बात यह है कि दिन में कई बार उद्देश्यपूर्ण ढंग से कार्यों के लिए समय कम करने की कोशिश करें। इसके अलावा, कार्य दिवस की शुरुआत में ताल में प्रवेश करने का सबसे अच्छा तरीका एक छोटा प्रदर्शन करना है (यह महत्वपूर्ण है!) और सबसे कठिन काम नहीं है। यह सुबह की कसरत के लिए तुलनीय है: आप बेहतर महसूस करेंगे और अन्य काम करने में सक्षम होंगे।

एक और उपयोगी तकनीक - निर्णय लेने में खर्च करने की कोशिश सिर्फ एक मिनट। हम अक्सर इसके बारे में सोचने में बहुत समय बिताते हैं, लेकिन हमेशा जो निर्णय किए जाते हैं वे बेहतर नहीं होते हैं। यदि आप नोटिस करते हैं कि आप अक्सर सही निर्णय जानते हैं, लेकिन समय लें, तो अपने आप को 60 सेकंड की समय सीमा निर्धारित करने का प्रयास करें।

एक उपयुक्त समय प्रबंधन योजना चुनें।

आपके दिन को और अधिक उत्पादक और बेहतर बनाने में आपकी मदद करने के लिए कई तकनीकें हैं - मुख्य बात यह है कि आप अपना खुद का पता लगाएं। सबसे आम में से एक "टमाटर तकनीक" है (इसके निर्माता ने टमाटर के रूप में एक टाइमर का इस्तेमाल किया)। यह सरल तर्क पर आधारित है: हमें काम में शामिल होने और प्रभावी ढंग से प्रदर्शन करने और आराम करने के लिए समय की आवश्यकता होती है। "टमाटर तकनीक" का अर्थ है कि आप अपने काम को ब्लॉकों में विभाजित करते हैं - "टमाटर"।

आपको 25 मिनट के लिए एक टाइमर सेट करने की आवश्यकता है (यह एक "टमाटर" है), जिसके दौरान आप केवल काम करेंगे, बिना किसी अन्य चीज़ से विचलित हुए। टाइमर के छल्ले के बाद, पांच मिनट का ब्रेक लें, और फिर एक नया ब्लॉक शुरू करें। तीन या चार 25 मिनट के ब्लॉक के बाद, एक लंबा विराम लें और 15-30 मिनट के लिए आराम करें।

आपको इन आंकड़ों का सख्ती से पालन करने की आवश्यकता नहीं है: समय अंतराल कोई भी हो सकता है, मुख्य बात बहुत कम नहीं है - अन्यथा आपके पास विचलित हुए बिना एक निश्चित मात्रा में काम करने का समय नहीं होगा। यह तकनीक बहुत प्रभावी है: समय के ब्लॉक के लिए जिसमें आप काम के अलावा कुछ नहीं करते हैं, आप बहुत अधिक पकड़ सकते हैं। इसके अलावा, "टमाटर" में आप माप सकते हैं कि आप किसी विशेष कार्य पर कितना समय बिताते हैं - और अपने समय की योजना बनाना बेहतर है।

इस बारे में सोचें कि आप क्या मना कर सकते हैं

अपने काम की मात्रा का पर्याप्त रूप से और सख्ती से आकलन करना महत्वपूर्ण है - फिर यह तेजी से निकल जाएगा। कोच मार्क मेकार्टनी सभी अनावश्यक चीजों को त्यागने के लिए ठंडे खून में सलाह देते हैं: आकलन करें कि आपके कौन से कार्य सबसे महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण हैं, और जिन्हें आप सुरक्षित रूप से छोड़ सकते हैं (अच्छी तरह से, या प्रतिनिधि बनाने की कोशिश करें)। मेकार्टनी के अनुसार, बहुत बार हम मशीन पर कुछ करने के लिए सहमत होते हैं, बिना यह सोचे कि यह कार्य क्यों मायने रखता है और क्या यह वास्तव में इतना महत्वपूर्ण है।

महत्वपूर्ण दृष्टिकोण आपके जीवन को आसान बनाने और प्राथमिकता देने में मदद करता है। व्यवहार में, यह सिफारिश मुख्य रूप से ई-मेल के साथ संबंधित है - इस बारे में सोचें कि आप इस प्रक्रिया को कैसे अनुकूलित कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, ईमेल के लिए टेम्पलेट्स या स्वचालित उत्तरों का उपयोग करें जिन्हें एक विचारशील प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है) और सभी संदेश जवाब देने के लायक हैं या नहीं।

विराम लेते हैं

आप यह पहले से ही जानते हैं: एक थका हुआ व्यक्ति बस प्रभावी ढंग से काम नहीं कर सकता है। अक्सर, अधिक करने के लिए, हम लंबे समय तक और बिना रुके काम करने का प्रयास करते हैं, हालांकि यह इसके बिल्कुल विपरीत है। जो कोई भी दिन में दो घंटे सोने की छात्र की आदत को त्याग देता है, वह अनुभव से जानता है कि यदि आप पर्याप्त नींद लेते हैं और शाम को काम से अच्छा आराम करते हैं, तो आप बहुत अधिक उत्पादक बनेंगे और आधे से अधिक काम करने के लिए आने की तुलना में अधिक कर पाएंगे। इसके अलावा, जितना संभव हो उतना रोकें। उसी समय (और आप यह भी जानते हैं) ब्रेक उच्च गुणवत्ता का होना चाहिए: आपको स्मार्टफोन में चिपके नहीं रहना चाहिए या फेसबुक के माध्यम से फ़्लिप करना शुरू नहीं करना चाहिए - थोड़ी देर के लिए कंप्यूटर से दूर जाना और सूचना के प्रवाह से विचलित होना बेहतर है।

खुद के प्रति ईमानदार रहें

शायद सबसे महत्वपूर्ण सलाह: केवल आप ही समझ सकते हैं कि आपकी उत्पादकता में क्या बाधा है। अक्सर हमारे पास स्थापित आदतों के कारण कम समय होता है - और यहां हमें ईमानदारी से स्वीकार करना चाहिए कि यह बदलने लायक है। जब आप काम पर आते हैं, तो क्या आप इस प्रक्रिया में शामिल होने में बीस मिनट खर्च करते हैं? क्या आप लंच के बाद किसी सहकर्मी के साथ कॉफी पीना पसंद करते हैं? लगातार कार्यों के बीच स्विच करना और एक चीज़ पर ध्यान केंद्रित नहीं किया जा सकता है? दूतों से चिपके रहते हैं? आपको पता है कि क्या करना है।