चेकलिस्ट: 8 संकेत जो आपको नहीं पता कि समय कैसे आवंटित किया जाए

अलेक्जेंडर सविना

यह समय प्रबंधन कौशल की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने के लिए प्रतीत होगा बहुत सरल: यदि आपके पास निर्दिष्ट अवधि के भीतर सभी काम करने का समय है या एक महत्वपूर्ण स्थिति में तेजी लाने में सक्षम है और जितनी जल्दी हो सके कार्यों को करते हैं, तो सब कुछ क्रम में है। लेकिन कभी-कभी समय के आवंटन के साथ समस्याएं इतनी स्पष्ट नहीं होती हैं - उदाहरण के लिए, यदि आपके पास सब कुछ के लिए समय है, लेकिन समय-समय पर आपको लगता है कि आप संभावनाओं की सीमा पर काम कर रहे हैं। हम समझते हैं कि यह कैसे समझना है - और इसके बारे में क्या करना है।

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आप अनुमान नहीं लगा सकते कि आपकी कार्रवाई में कितना समय लगेगा।

यदि आपको लगता है कि आप पांच से दस मिनट (काम करने के लिए, दोस्तों के साथ और जहाँ भी आप हैं) के लिए बहुत देर हो चुकी है, तो शायद समस्या यह है कि आप पूरी तरह से समझ नहीं पाते हैं कि आपके पास अलग-अलग कार्य कितने समय के लिए हैं। ऐसा होता है - आप यह सुनिश्चित करने लगते हैं कि मामला सरल है, और केवल बहुत ही अंत में आपको एहसास होता है कि आपको एक अतिरिक्त दस मिनट की आवश्यकता होगी।

अच्छी खबर यह है कि आप इसके साथ सामना कर सकते हैं: यदि आप एक ही समय में सब कुछ की योजना बनाने के लिए एक प्रवृत्ति को नोटिस करते हैं, तो बस प्रत्येक मामले में समय पर दो बार - या कम से कम उन पंद्रह अतिरिक्त मिनटों पर लेटें। कई लोग अपने कार्य दिवस की योजना बनाते समय इस तकनीक का उपयोग करते हैं: याद रखें कि एक अप्रत्याशित बल की क्षमता हमेशा कार्यों की सामंजस्यपूर्ण सूची में डाली जा सकती है।

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आपके पास दिन के लिए कोई स्पष्ट योजना नहीं है।

ए-टू-डू सूची सबसे आसान और सबसे प्रभावी समय प्रबंधन उपकरणों में से एक है: इसके लिए धन्यवाद, आप आसानी से समझ सकते हैं कि आपने कार्यों पर कितना समय बिताया है और सिस्टम कहां क्रैश होता है। यह सब, निश्चित रूप से, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको दिन को मिनट तक गिनना होगा - लेकिन कम से कम सवालों की सूची को समझने और यह सोचने के लिए कि आप किस क्रम में और किस क्रम में लगे रहेंगे, हमेशा उपयोगी होता है।

काम में और इसके बाहर कई लोग इस भावना से बाधित होते हैं कि बहुत अधिक समस्याएं हैं और यह स्पष्ट नहीं है कि पहले स्थान पर कौन सा लेना है। डायरी या व्यवसाय योजना इस समस्या को हल करेगी और दिन पर विवरण जोड़ देगी: मेरे सिर में अराजकता की तुलना में अब तक कम से कम डरने वाली वस्तुओं की सूची।

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आप प्रतिनिधि करने से डरते हैं

"यदि आप कुछ अच्छा करना चाहते हैं, तो इसे स्वयं करें" - एक लोकप्रिय, लेकिन सबसे अधिक उत्पादक विचार नहीं: हमेशा बहुत सारी चीजों को इकट्ठा करने का जोखिम होता है जो आप बस उनके साथ सामना नहीं कर सकते। यदि आप शुरू से अंत तक इस प्रक्रिया का पालन करने के लिए उपयोग किए जाते हैं और नियंत्रण से दूर जाने के लिए तैयार नहीं हैं, लेकिन इससे उत्पादकता में हस्तक्षेप शुरू हो जाता है, तो विचार करें कि क्या यह किसी और को कार्यों का हिस्सा सौंपने का समय है।

और यदि आप कामकाजी प्रश्नों को जाने देते हैं, तो आप अभी तक तैयार नहीं हैं, तो किसी और को सफाई सौंपना संभव है, और व्यस्त दिन के बाद खाना पकाने के बजाय घर पर भोजन का आदेश दें। खाली समय आराम पर बिताया जा सकता है - अगले दिन अधिक उत्पादक होने के लिए।

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आप प्राथमिकता न दें

समय का अनुकूलन करने के लिए, यह समझना पर्याप्त नहीं है कि आपको एक दिन में क्या करना है - आपको यह भी मूल्यांकन करना होगा कि अभी क्या करना महत्वपूर्ण है और क्या इंतजार कर सकता है। कोच किम्बरली मेडलॉक ने कहा, "बहुत बार हम महत्वपूर्ण कार्यों को स्थगित कर देते हैं, जो हम पर दबाव डालते हैं - क्योंकि हमें उस पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मानसिक प्रयास करना पड़ता है।"

एक दर्जन पत्रों का जवाब देना आसान है, हालांकि उन्हें एक बड़ी और महत्वपूर्ण रिपोर्ट लेने के लिए तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है, जितनी जल्दी हो सके प्रस्तुत करने की आवश्यकता है - हालांकि यह दूसरे पर ध्यान देने के लिए अधिक उत्पादक है। यदि यह आपका मामला है - प्राथमिकताओं पर पुनर्विचार करने का प्रयास करें: कोई फर्क नहीं पड़ता कि काम के थोक पर लेना कितना मुश्किल है, तो आप निश्चित रूप से खुद के प्रति आभारी होंगे कि आपने इसे किया।

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आप एक ही बार में दस काम करने की कोशिश कर रहे हैं।

सभी विशेषज्ञ मल्टीटास्किंग को इतना अच्छा विचार नहीं मानते हैं। और अगर दो यांत्रिक मामलों (उदाहरण के लिए, पॉडकास्ट सुनना और एक साथ) का सामना करना आसान है, तो दो कार्यों के लिए निरंतर ध्यान देने की आवश्यकता होती है (उदाहरण के लिए, टीवी श्रृंखला देखना और उसी समय ईमेल का जवाब देने की कोशिश करना) गठबंधन करने के लिए कठिन हैं - सबसे अधिक संभावना है कि आप जल्दी से एक कार्य से दूसरे कार्य पर स्विच करें।

इसके विपरीत जो तर्क देता है, आप शायद उस मामले से अधिक तेज़ी से निपटेंगे यदि आप केवल उसी पर ध्यान देते हैं। आप प्रसिद्ध "टमाटर तकनीक" की कोशिश कर सकते हैं: पच्चीस मिनट के लिए एक टाइमर शुरू करें और इस समय किसी भी चीज से विचलित न हों - जब समय समाप्त हो जाए, तो आप पांच मिनट का ब्रेक ले सकते हैं।

आप कम कड़े तरीकों की कोशिश कर सकते हैं - उदाहरण के लिए, एक विशिष्ट कार्य के लिए एक विशिष्ट समय आवंटित करने के लिए (समय सीमा आपको तेजी से काम करती है - मुख्य बात ओवरस्ट्रेन करने के लिए नहीं है) या बस बाहरी उत्तेजनाओं को कम करने की कोशिश करें। एक ईमेल के साथ शुरू करें: हर आधे घंटे में एक बार इसे चेक करने के लिए जल्दी करने के बजाय, दिन में दो या तीन बार कुछ मिनटों को अलग रखें।

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आप आराम नहीं कर रहे हैं

छात्र वर्षों के बाद, कई लोगों को एक कठिन खोज का सामना करना पड़ेगा: रात भर नींद न आना, और फिर, जैसे कि कुछ भी नहीं हुआ था, वे व्यवसाय नहीं कर सकते। आपने स्वयं देखा होगा कि जिन दिनों में आप सोते नहीं थे या बस बहुत थक जाते थे, आप अधिक बार विचलित हो जाते हैं, और यह काम जितना धीमा हो सकता है, उससे कहीं अधिक धीमा हो जाता है।

ऐसे मामलों में, जब आप दिन के दौरान बहुत कम करते हैं और रात को देर से काम खत्म करते हैं, तो आपको एहसास होता है कि आप एक खतरनाक खड्ड में गिरने का खतरा है - ताकि आप अगले दिन पर्याप्त नींद न लें और आप से कम काम कर सकें। यदि आप इस पर खुद को पकड़ते हैं, तो जान लें कि उत्पादकता का सबसे अच्छा सहायक एक अच्छा सपना है (इसकी स्वच्छता के बारे में मत भूलना)।

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आप नहीं जानते कि कैसे नहीं कहना है

बहुत से कार्यों को पूरा करना असंभव है: एक बार में, एक निश्चित स्तर पर सब कुछ करने की कोशिश करना, आपको गुणवत्ता या शर्तों का त्याग करना पड़ सकता है। आपके आस-पास हमेशा ऐसे लोग होते हैं जो आपसे एक एहसान या सेवा के लिए पूछ रहे हैं, यह आपको लगता है कि एक छोटे से व्यवसाय में कुछ भी गलत नहीं है - जब तक आप महसूस करते हैं कि कई अनुरोध आपके स्वयं के साथ हस्तक्षेप करते हैं, आपके लिए बहुत अधिक महत्वपूर्ण है।

यह समझना आसान है कि आप कितने कामों को करने में सक्षम हैं, साथ ही साथ उस समय के साथ एक गलती करने के लिए जो उनके लिए आवश्यक है - और यह सब, बदले में, बर्नआउट हो सकता है। यही कारण है कि समय में "नहीं" कहना सीखना बहुत महत्वपूर्ण है: डेडलाइन को भरने, बुरी तरह से सब कुछ करने के लिए, या बस समाप्त होने के लिए कुछ करने से तुरंत मना करना बेहतर है।

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आप अपनी लय का रीमेक बनाने की कोशिश कर रहे हैं

उत्पादकता के बारे में बात करते समय सबसे लगातार सलाह सुनी जा सकती है: "बस जल्दी उठो और सुबह अधिक करो" - यह अन्ना विंटौर, टिम कुक और रिचर्ड ब्रैनसन माना जाता है। शायद उनके उदाहरण से प्रेरित होकर, आप सुबह पांच बजे उठकर अभ्यास करने के लिए, अपनी प्रेमिका से नाश्ते पर मिलने के लिए और ऑफिस टेबल पर पहले से ही नौ बजे तक - लेकिन खुशमिजाजी और तत्परता के बजाय जल्दी से समाप्त होने वाले मामलों से आप अभिभूत और थके हुए महसूस करते हैं।

दुर्भाग्य से, उत्पादकता के लिए कोई सार्वभौमिक नुस्खा नहीं है। यह संभव है कि आपके लिए सुबह जल्दी नहीं बल्कि दोस्तों के साथ प्रशिक्षण और मिलना आसान होगा, लेकिन काम के बाद शाम को - और आपकी उत्पादकता का शिखर सुबह नौ बजे नहीं, बल्कि दोपहर के भोजन के बाद दोपहर के तीन बजे होगा। लार्क बनने की कोशिश करने के बजाय, शरीर को सुनो - ताकि आप बहुत बेहतर महसूस करेंगे।

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